「人材紹介会社の営業活動はいつもバタバタしている」。多くの営業担当者が、面接日程の調整や書類管理、企業へのフォローアップなど、煩雑かつ属人的になりがちな業務に追われているのではないでしょうか。
求職者と企業との間で“いかにスピーディに正確な情報をやり取りできるか”がビジネスの肝になる一方、意外にもアナログな作業が残っていてストレスが大きい。
そんな現場の声を耳にする機会が増えています。
そこで「営業効率化システム」の導入です。
ITツールやシステムを活用することで、ルーティンワークや情報管理を一元化し、本来注力したい顧客対応や成約活動にリソースを振り向けたい。
これはどの企業にも共通する大きなテーマでしょう。
しかし、システムの内製に必要なスキルやリソースが社内にない場合、外部のシステム開発会社へ外注せざるを得ません。
「開発を外注したいが、どのように進めれば失敗しないのか？」
「コストと成果をバランスよく実現するためのポイントは？」
本記事は、人材紹介会社の営業部門を想定読者とし、こうした疑問を解決するためのノウハウを共有します。
コーレがさまざまなプロジェクトのPMやディレクションに携わってきた経験から、「まずどんなアクションをとるべきか」「具体的にどう進めれば社内の理解を得られるのか」を、人間側の行動ベースでまとめてみました。
最終的には「システム開発を外注してよかった」と心から思える成果を上げるために、ぜひ本記事を参考にしていただければと思います。
現場の課題を“見える化”しよう
最初のアクションは「現場の課題を洗い出して、見える化する」ことです。
ここを曖昧にしてしまうと、どのようなシステムを作るべきかがブレてしまい、結果として「作ったはいいが現場でまったく使われない」という悲劇に陥りかねません。
なぜ“見える化”が重要なのか
人材紹介の営業部門では、求職者と企業の両面に細かく対応する必要があります。
具体的には以下のようなシーンが代表的です。
- 求職者の応募情報管理（スキル、要望、面接状況など）
- 企業との契約内容や要望の管理（募集職種、給与レンジ、面接プロセスなど）
- 日程調整（面接日、内定承諾日など）
- 成約後のフォローアップ
こういった業務は、各営業担当者のやり方によって独自の運用がされているケースが多く、“属人化”や“二重入力”といった非効率を生みがちです。
まずは「どの業務にどれくらいの時間やコストがかかっているのか」「どの部分に一番のボトルネックがあるのか」をチェックシートで可視化しましょう。
見える化チェックシート
求職者の応募情報管理チェックシート
| チェック項目 | 記入欄 |
|---|---|
| 具体的業務内容は？ | 例）応募情報の登録、応募者スキル/経験の入力、面接状況の更新など |
| 作業頻度・時間は？ | 例）1日あたり2時間かけてリスト更新 |
| 使用しているツール・ファイルは？ | 例）Excel、スプレッドシート、または社内独自システム（クラウド/オンプレ）など |
| 複数担当者間での連携方法は？ | 例）メール、チャット、口頭など |
| 属人化や重複入力の問題はあるか？ | 例）候補者情報をExcelで管理している |
| データ整合性のリスクやエラーはあるか？ | 例）入力漏れや誤入力がどのくらいの頻度で起きているか |
| 特に時間や手間がかかる工程は？ | 例）応募者が増えるたびに手入力を行うため、作業がパンクしがち |
| 現場担当者の抱える課題・要望は？ | 例）「重複管理をやめたい」「検索やフィルタリングをもっと簡単にしたい」 |
| 改善アイデア・要件など | 例）情報一元化システムの導入、自動連携ツールの検討など |
企業との契約内容や要望の管理チェックシート
| チェック項目 | 記入欄 |
|---|---|
| 具体的業務内容は？ | 例）募集職種の要件ヒアリング、契約条件の登録、企業ごとの独自ルールの管理など |
| 作業頻度・時間は？ | 例）新規クライアント対応に1件あたり1時間、更新作業に30分 |
| 使用しているツール・ファイルは？ | 例）社内CRM、Excel、Salesforce |
| 複数担当者間での連携方法は？ | 例）口頭連絡、Slackで資料添付など |
| 属人化や重複入力の問題はあるか？ | 例）別部署も同じ企業情報を管理しており、情報更新タイミングが合わない |
| データ整合性のリスクやエラーはあるか？ | 例）募集ポジションや給与レンジが古いまま放置されるなど |
| 特に時間や手間がかかる工程は？ | 例）個別の企業要望をExcelシートで管理するため、営業担当が多いほど管理が煩雑 |
| 現場担当者の抱える課題・要望は？ | 例）「最新の企業要望に即座にアクセスできるようにしたい」「各企業の情報がバラバラに点在している」 |
| 改善アイデア・要件など | 例）共通データベースの作成、各企業の過去実績・要望を一元化する仕組みなど |
日程調整チェックシート
| チェック項目 | 記入欄 |
|---|---|
| 具体的業務内容は？ | 例）候補者との日程候補すり合わせ、企業側の空き時間確認、複数候補日のメール提示など |
| 作業頻度・時間は？ | 例）1回の面接設定に平均30分以上かかる |
| 使用しているツール・ファイルは？ | 例）メール、Googleカレンダー、Spirで管理 |
| 複数担当者間での連携方法は？ | 例）営業が社内でクライアント担当に連絡、クライアント担当が企業へ連絡、または直メールでやりとりなど |
| 属人化や重複入力の問題はあるか？ | 例）営業担当が変わると履歴がうまく引き継がれない |
| データ整合性のリスクやエラーはあるか？ | 例）企業の最新情報が更新されておらず、日程がダブルブッキングになる |
| 特に時間や手間がかかる工程は？ | 例）日程候補の確認でメールを何往復もする |
| 現場担当者の抱える課題・要望は？ | 例）「候補者と企業のスケジュールを一発で照合できるようにしたい」「もっとリアルタイムに進めたい」 |
| 改善アイデア・要件など | 例）テンプレートの自動生成、日程調整ツールのAPI連携など |
4. 成約後チェックシート
| チェック項目 | 記入欄 |
|---|---|
| 具体的業務内容は？ | 例）内定承諾後の入社手続きフォロー、クライアントへの請求処理、候補者の転職後の定着状況確認など |
| 作業頻度・時間は？ | 例）候補者1名あたり30分～1時間のフォロー連絡 |
| 使用しているツール・ファイルは？ | 例）メール、電話、社内管理システムなど |
| 複数担当者間での連携方法は？ | 例）営業担当とバックオフィス担当のやり取りが紙・Excelベース |
| 属人化や重複入力の問題はあるか？ | 例）成約条件を事後的に営業担当が思い出しながら記録している |
| データ整合性のリスクやエラーはあるか？ | 例）クライアント企業へ誤った請求額を案内し、差し戻しが発生したことがある |
| 特に時間や手間がかかる工程は？ | 例）内定承諾後の請求関連手続きの確認が複雑 |
| 現場担当者の抱える課題・要望は？ | 例）「契約条件や紹介手数料が一元管理されていればミスを減らせる」「フォローアップ履歴を共有したい」 |
| 改善アイデア・要件など | 例）成約管理のワークフロー化、入社後フォローのスケジュール自動化やリマインド機能など |
その他チェックシート
| チェック項目 | 記入欄 |
|---|---|
| 既存システムやツールの利用状況は？ | 例）顧客管理システム（CRM）、メール配信ツールなど、すでに導入済みツールとの連携有無 |
| 法的・セキュリティ上の制約は？ | 例）個人情報保護の観点でデータの取り扱いはどうなっているか、セキュリティ要件は何が求められるか |
| 他部署や外部との連携は必要か？ | 例）バックオフィス、財務、マーケティング部門との情報共有や、求人媒体・SNSとのデータ連携の要不要 |
| 最適な情報閲覧権限やアクセスレベルは？ | 例）個人情報の閲覧範囲、編集権限の制限など |
| 業務のピークタイムや季節影響は？ | 例）年度末・年度初め、季節の転職シーズンなど、負荷が大きくなる時期を把握し、システム導入計画に活かす |
| 要件確定後の運用担当や管理者は誰か？ | 例）システム導入後の保守、利用マニュアルの整備、社内問い合わせ対応などを担うメンバーの選定 |
見える化でやっておきたいこと
- タイムトラッキングを実施する
業務時間のうち、どれだけを事務処理やデータ転記に費やしているか、実測値をとる。1日の中でどこがネックになっているかが数字でわかると説得力が増す。 - グループディスカッションを開催する
営業メンバー全員で集まり、「ここがいつも大変」「この工程が重複している」などを資料に書き出す。部署全体で共通の問題意識を持つために効果的。
システム導入のゴールを言語化しよう
次のアクションは「システムを導入して得たい成果＝ゴールを言語化する」ことです。
ここを明確にしないまま動き出すと、要件や優先度がどんどん膨らみ、最終的にコストオーバーや納期遅延を招いてしまいます。
ゴール設定のヒント
システム開発を外注するときに陥りがちなのが、「あれもこれも実装したい」「将来的にこれくらいの規模感を狙いたい」という“風呂敷の拡げすぎ問題”です。
理想像を描くことは大切ですが、まずは「最初のリリースで何を実現したいか」を数値目標とともに絞り込みましょう。
- 具体例1：事務作業の時間削減
「1日あたり2時間かかっている書類整理を30分に短縮したい」
「面接日程調整の往復メールを50％減らしたい」 - 具体例2：成約率の向上
「面談～成約までのリードタイムを平均2週間短縮したい」
「クライアントへの候補者提案精度を上げ、成約率を10％増やしたい」 - 具体例3：データ分析の活用
「候補者データを一元管理し、1ヶ月の分析レポート作成時間を半分にしたい」
「システム上でCVR（コンバージョン率）を把握できるようにする」
メリットだらけなので言語化をしよう
- 要件定義で迷わない
開発会社とのコミュニケーションで「この機能はゴール達成のためにどれくらい必要か」を判断しやすくなる。 - 社内での合意形成がスムーズ
営業担当だけでなく、経営層や財務担当とも“投資対効果”を議論しやすくなる。 - モチベーションを保ちやすい
現場が「このプロジェクトによって具体的に自分たちのどんな課題が解決されるのか」を理解すれば、前向きに協力してくれる可能性が高まる。
要件定義を細部まで詰めよう
3つ目のアクションは「要件定義をとことん詰める」ことです。
これはシステム開発におけるキモともいえるフェーズですが、外注先の開発会社”全任せ”にしてしまうと、せっかくのプロジェクトが期待外れの結果になりがちです。
なぜ要件定義が大切か
要件定義は、システムの仕様や機能の範囲を決めるプロセスです。
人材紹介の営業部門に必要な機能は何か、優先度が高いのはどれか、どのようなUI/UXが望ましいかを決めていきます。
- 営業フローが特殊な場合が多い
営業担当それぞれが使っているExcelファイルや独自テンプレートがあるため、仕様の標準化が大変。ここでしっかり要件化しないと「実装後に結局使いにくい」という事態になるリスクが増えます。 - 連携先システムが多岐にわたる可能性
既存の顧客管理（CRM）やメール配信システム、もしくは求人媒体とのAPI連携など、外部システムとの連携要件が発生することも少なくありません。
要件定義で抑えたいポイント
- 機能リストを作り、優先度をABCに分類する
すべての機能を「A（ないと絶対無理）」「B（ないと困る）」「C（あるほうがよい）」などに分ける。あれもこれもAにすると開発工数が膨大になるので注意。 - UI/UXのイメージをスケッチ化する
テキストベースで伝えても誤解が生じやすいので、ラフなワイヤーフレームでもよいから画面イメージを描いておく。 - API連携の仕様やデータ項目を整理する
どのデータをどのタイミングでやり取りするのか、データ形式は何か、タイムラグは許容できるか。連携が絡む場合は特に時間をかける。
開発パートナー選定の基準を固めよう
4つ目のアクションは「開発パートナー選定の基準をしっかり固める」ことです。
外注先はどこでもいいわけではありません。
人材紹介の営業プロセスへの理解度、コミュニケーションスタイル、費用対効果、開発手法など、考慮すべきポイントが多岐にわたります。
選定基準の例
- 業界理解度
人材紹介特有のワークフロー（求職者と企業の両面対応など）をどの程度把握しているか。過去に近しいプロジェクトを手がけた実績があるか。 - コミュニケーション能力
営業担当や経営層との打ち合わせでわかりやすく説明できるか。頻繁な要件変更にも柔軟に対応してくれるか。 - アジャイル開発の経験
ウォーターフォール型のみならず、プロトタイプやスプリントごとに要件を固めるアジャイル開発に対応できるか。 - 運用・保守サポートの充実度
リリース後にバグ対応や機能追加が発生した場合、どれくらいのスピード感で対応してくれるか。追加費用の体系はどうなっているか。
選定の進め方
- 複数社の提案を比較する
1社だけの提案で即決するのはリスクが高いです。2~3社程度に要件資料を渡し、各社の提案内容（見積もり、納期、対応範囲など）を見比べるほうがよいでしょう。 - コミュニケーションのフィット感を重視する
見積もり額だけで決めるのではなく、ヒアリングや打ち合わせの過程で相手の人柄やコミュニケーションの取りやすさ、業界理解度などを総合評価しましょう。 - 実績の業務プロセスを詳細に確認する
単に「大手企業と取引がある」ではなく、実際に人材紹介ビジネスに関連する開発をした経験があるか、その際にどのよう稼働をしたのたかを確認するとよいでしょう。実績だけではいくらでも盛られてしまうことがありますが、実績の背景である業務プロセスを聞き出すことがよいです。
プロジェクトマネジメントの枠組みを決めよう
5つ目のアクションは「プロジェクトマネジメントをどのように進めるかを明確にする」ことです。
システム開発は思った以上に複雑になりがちで、誰がどうタスクを管理するか、いつまでに何を完了すべきかをきちんと決めておく必要があります。
プロジェクトマネジメントで気をつけたい点
- 社内のPM担当を置く
外注先だけに進行管理を任せると、開発の進捗や課題がブラックボックス化する恐れがあります。社内担当者がプロジェクトの“顔”となり、責任を持つことが重要です。 - スケジュールとマイルストーンを設定する
要件定義、デザイン、開発、テスト、リリースなど、主要なフェーズごとに“いつまでに何を終えるか”をカレンダーに落とし込みましょう。 - リスクマネジメントを意識する
追加機能の要望が出る可能性、既存システムとの連携が想定より難航する可能性、担当者が変わる可能性など、リスクを洗い出しておきましょう。スケジュールは1.5倍かかってしまうことを念頭におくとよいです。
コミュニケーションルールを整備しよう
6つ目のアクションは「コミュニケーションルールを整える」ことです。
外注プロジェクトで多い失敗例として、“完成したら連絡します”方式で進めてしまい、気がついたら仕様やイメージがズレていた…というケースが挙げられます。
連絡の頻度と方法を決める
- 連絡ツールの統一
チャットはSlack、タスク管理はNotion、個別電話連絡は極力避けるなど、ツールごとに役割を決める。 - 週次・月次の定例ミーティング
細かいタスクはチャットで済ませるが、週に1回はオンライン会議や対面ミーティングでコミュニケーションをとる。 - 追加要望の受付方法を明確に
仕様変更や追加機能を希望する際、誰がどの段階で決定権を持つか。これを曖昧にすると、後で大きな問題に発展しかねないです。
期待値のすり合わせを継続する
開発が進むにつれ、新たなアイデアや要望が出てくるのは自然なことです。
ただし、それを無制限に取り込むとスケジュールと予算が破綻します。
開発会社との間で「追加要望は定期的にまとめて検討し、優先度をつけて対応する」というルールを決めておくと良いでしょう。
システムのUX設計を考えよう
7つ目のアクションは「システムのUX設計を開発会社任せにせず、一緒に考える」ことです。
人材紹介の営業にとってどのような使い勝手がよいのか、リアルな視点で意見を出し合いましょう。
予算とスケジュール管理に余裕を持たせよう
8つ目のアクションは「予算とスケジュール管理に適度なバッファを持つ」ことです。システム開発には予期せぬトラブルや仕様変更がつきもので、想定外のコストが発生する可能性が高いです。
予算計画で気をつける点
- 初期費用だけでなく運用保守費用も考慮する
リリース後もバグ修正や機能拡張が必要になるかもしれない。最低1～2年は継続運用のコストを見込んでおく。 - 相見積もりの結果を鵜呑みにしない
一番安い見積もりが必ずしもベストではない。実装範囲や運用体制、品質を加味して比較する。
スケジュール管理で気をつける点
- リリース時期は繁忙期を避ける
人材紹介ビジネスでは特に年度末や年度初め、転職が活発になる時期などは営業現場が忙しくなります。導入時に負荷が集中しないように計画しましょう。 - バッファ期間を設ける
開発フェーズごとに1～2週間程度のバッファを設定し、トラブルや仕様変更に柔軟に対応できるようにしておきましょう。 - ステークホルダーのスケジュールを早めに押さえる
経営層の最終承認やテスト期間への営業メンバーの参加など、外部要因でプロジェクトが滞ることのないよう、早い段階からカレンダーを調整しましょう。
ユーザーテストをしよう
9番目のアクションは「テストフェーズとフィードバックサイクルをきちんと回す」ことです。
実際にシステムが完成形に近づくと、使い勝手やパフォーマンス、バグの有無などを細かくチェックする段階に入ります。
ユーザビリティテストを実施する
営業担当者に実際に操作してもらい、「使いやすさ」「操作ステップ数」「混乱しやすいポイント」を洗い出しましょう。
顧客役、求職者役など、実運用に近いシナリオでテストをするのも効果的です。
フィードバックを継続的に反映する
テストをして終わりではなく、そこから得られた改善点をシステムに反映し、またテストをするというサイクルを回すことが重要です。
「不具合があったので修正しました」で終わらず、「本番環境で問題なく動くか」「ユーザーが使いにくいと感じる部分は解消されたか」を確かめていきましょう。
導入後の運用方法を確立しよう
10番目のアクションは「導入して終わりにせず、運用体制を確立する」ことです。
人材紹介の営業活動は日々状況が変わるもので、常にシステムに新しい入力データが入ってくきます。
また、組織変更や制度変更、業界トレンドの変化などによって運用ルールも柔軟に変える必要があります。
運用定着のための仕組み
- 運用ガイドラインを作成する
どのタイミングでどの情報を入力するか、担当者が変わったときの引き継ぎはどうするかなど、システム使用ルールをドキュメント化しましょう。 - ヘルプデスクや問い合わせ窓口を設ける
システムの使い方やバグ報告などを受け付けるチャネルを明確にしておくと、現場が混乱しにくいです。
成果を測定して、次のアクションに繋げよう
最後のアクションは「導入したシステムの成果を定量・定性の両面で測定し、次の改善に繋げる」ことです。
システム導入はゴールではなく、あくまでビジネス成果を伸ばすための手段です。
ここで得られるデータをもとに、さらに効率化や新しい営業手法を検討することができます。
成果測定の具体例
- 定量的指標
- 一日の事務作業時間が何％削減されたか
- 成約率、リードタイムの変化
- 営業が提案できる候補者数の増加率
- 定性的指標
- 営業担当者からの満足度・使い勝手の評価
- クライアントからのフィードバック（レスポンスの早さ、候補者情報の精度など）
- 求職者からの満足度（連絡のタイミングや情報の正確さ）
次のアクションへの活かし方
- 機能拡張の優先度を決める
測定結果をもとに、次に追加すべき機能やサービスを検討しましょう。導入初期で削った“欲しかったけど後回しにした機能”を改めて見直すチャンスです。 - 営業戦略やオペレーションの見直し
システムによって明らかになったボトルネックを解消するために、営業フローやKPI設定を再検討しましょう。 - 成功事例を社内外に共有する
システム導入で得られた成果や改善ポイントをまとめ、他部署や経営層に報告しましょう。場合によっては自社のブランディングや採用活動にもプラスになります。
500万~2000万円ほどで開発支援可能
もし実現したいけど、開発をすることに躓く場合などや、自社内にエンジニアがいない場合など、コーレで開発支援をすることもできますので、その際はお気軽にお問い合わせください。
コーレではAIシステムの要求整理〜要件定義〜デザイン〜開発まですべてサポート
コーレができること
コーレでは、AI戦略などの上流工程から、AI導入・AI開発・AI開発におけるアノテーションなどの下請け工程まで、一気通貫支援も、スポット支援も、幅広く柔軟に対応しています。
お問い合わせお待ちしています
コーレは、戦略コンサルタント、デザイナー、エンジニアが中心となり、AIとビジネスをつなぐAIコネクティブカンパニーです。戦略・企画から制作や開発、マーケティング支援や営業代行まで、一気通貫で上流から末端まで担うパートナーとして伴走します。お客様の要望に沿ったオーダーメイドなサポートをします。
お気軽にご連絡ください：https://co-r-e.net/contact/
コーレについてもっと知りたい方は、こちらから会社パンフレットをご覧ください：コーレ株式会社パンフレット
